Les circonstances sanitaires ainsi que les nouveaux défis d’agilité s’imposent à l’entreprise. Elles nécessitent l’emploi de nouvelles méthodes de travail et la création de nouvelles ressources internes. Les salles multi-usages, ou « multiusages », en font partie. Il ne s’agit pas pour les organisations de parer au plus pressé mais plutôt d’adopter de nouvelles tendances qui leur permettent de préserver leur activité. Les salles polyvalentes apportent de nombreux avantages aux entreprises qui en ont l’usage. Ils en fluidifient un fonctionnement qui se veut avant tout collaboratif et procurent des économies d’échelle et de moyens non négligeables.
Des salles polyvalentes pour mieux travailler ensemble
La transformation à but d’optimisation des salles de travail est une des préoccupations majeures des entreprises. Il s’agit à la fois d’engager des processus collaboratifs qui permettent de dynamiser la structure mais aussi d’être en phase avec les exigences sanitaires. Toutes et tous doivent pouvoir, de façon temporaire ou plus ou moins prolongée, se réunir pour mener à bien leur mission. Ils doivent pouvoir compter sur la mise à disposition de moyens techniques, surtout d’outils de communication.
Comme leur nom l’indique, les salles polyvalentes intègrent tous les équipements adaptés aux activités qui s’y déroulent. Du mobilier à l’accès à internet en passant par les équipements de vidéo projection ou interactifs, tout doit être accessible et fonctionnel lorsque les salles multi-usages doivent être activées. Pour les entreprises les plus exigeantes, il existe même des logiciels très perfectionnés qui optimisent leur espace, leur équipement et leur connectivité.
Les applications les plus utilisées du marché, comme Google Workspace, intègrent d’ailleurs de nombreuses facultés de gestion des salles de réunion de crise par exemple.
Salle de réunion et salle de gestion de crise réalisé avec du mobilier à écran escamotable EGIC’FORM S.2
Un développement mûrement réfléchi
Pour apporter un réel avantage stratégique au fonctionnement des entreprises, la création de salles polyvalentes doit être préparée avec soin. Le choix des équipements qu’elles doivent contenir dépend bien sûr du type d’évènement qui s’y tiendra. Une salle de réunion, par exemple, nécessitera moins de connexions informatiques et téléphoniques vers l’extérieur qu’une salle de crise. Pour être à même de configurer les salles polyvalentes sous l’une ou l’autre de ces deux configurations on privilégiera l’installation d’un réseau Ethernet et/ou Wifi disposant d’un bon débit. Il pourra transporter aussi bien la visio-conférence et la téléphonie que servir à des transferts de fichiers volumineux.
Un ou plusieurs terminaux fixes, des tours PC bon marché par exemple, pourront servir de bornes d’accès à l’information en permanence. Comme la plupart des collaborateurs disposent désormais de smartphones, de tablettes et de PC portables, une connexion Wifi devrait leur suffire. Au niveau de la structure pour les salles de grande superficie il peut s’avérer judicieux de prévoir un espace réservé à la confidentialité des échanges et aux activités qui requièrent un faible niveau de bruit.
Côté mobilier, la sélection dépend des utilisations des salles et des besoins de l’entreprise. Ce mobilier doit pouvoir intégrer le matériel et les connexions tout en répondant aux besoins des différentes applications des salles. Une table de réunion bien équipée et de dimensions adaptées sera idéale pour les salles dédiées à la réunion et aux travail collaboratif. Pour de la formation, de la réunion et de la gestion de crise, un mobilier avec écran escamotable est bien plus adapté. Pour des salles plus polyvalentes, pouvant aussi bien servir d’espace de travail, de salle de réunion ou de formation en atelier, comme de salle de réception, le mobilier informatique mobile sera certainement la meilleure alternative. Ce mobilier multi-usage est composé de postes de travail sur roulettes qui intègrent et sécurisent le matériel informatique. Tout en répondant à de nombreuses applications, ils offrent la possibilité de reconfigurer les espaces à volonté.
Enfin, il ne faut pas négliger d’autres ressources comme des distributeurs d’eau voir de petite restauration qui sont bien utiles lors des sessions les plus longues, surtout tard dans la soirée.
Salle multi-usage aménagée en îlots avec des postes informatiques mobiles EGIC’CIM S.1
La sécurité des salles multi-usages, un impératif évident
Comme les salles polyvalentes sont censés accueillir un public plus ou moins nombreux elles doivent intégrer d’emblée un bon niveau de sécurité. Elles doivent répondre aux règles de sécurité d’un établissement recevant du public (ERP). Leurs accès multiples doivent être pensés en fonction du nombre de collaborateurs à y accueillir. Elles doivent disposer des outils de sécurité indispensables tel qu’un kit de premiers secours et un extincteur. Elles doivent répondre aux normes anti COVID tels qu’elles sont définies par les décrets gouvernementaux. En effet, la protection contre l’incendie est loin d’être la seule préoccupation des usagers des salles polyvalentes.
Cela peut paraître un détail mais comme les entreprises doivent de plus en plus garantir la confidentialité de leurs processus métier celle-ci doit être renforcée dans les salles multi-usages. Elles peuvent être mieux isolées que les salles de travail normales et le réseau peut acheminer des données cryptées pour protéger les actifs numériques de l’entreprise
Une bonne polyvalence renforce les avantages des salles multi-usages
En faisant le bon choix des équipements qui y sont disponibles et en les dimensionnant en fonction de vos besoins réels, les salles multi-usages deviennent un atout pour l’accomplissement des missions de vos collaborateurs. Il faut bien définir les particularités de vos modes d’usage et intégrer dès le départ qu’elles peuvent aussi servir à développer votre réseau professionnel. Leur équipement doit être le plus modulaire possible et leurs disponibilités connues de toutes et tous et mises à jour en temps réel.
En disposant des ressources numériques adéquates et de bonnes capacités de communication, les salles multi-usages peuvent devenir un pôle de créativité. Alors, toutes vos équipes s’y plairont à y travailler en bonne intelligence. Elles peuvent également servir de vitrines technologiques et de votre savoir-faire auprès de vos clients et de vos partenaires. Il est prouvé qu’une telle capacité d’accueil est très bien perçue par tous ceux qui sont en affaire avec les entreprises. Cela participe à l’augmentation de la confiance réciproque et peut faire de vos salles polyvalentes le cœur d’un réseau professionnel qui ne demande qu’à se développer.