L’environnement CVC

L’environnement CVC, qui comprend le chauffage, la ventilation et la climatisation, est un élément clé de l’ergonomie des salles de réunion. Une température ambiante trop élevée ou trop basse peut rendre les occupants mal à l’aise et distraire leur concentration, ce qui peut réduire leur productivité. De plus, une mauvaise ventilation peut entraîner une accumulation de gaz nocifs et d’humidité, ce qui peut être préjudiciable à la santé des employés.
Il est important de s’assurer que les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation fonctionnent correctement dans les salles de réunion, en vérifiant régulièrement les filtres et en effectuant des réparations si nécessaire. Il faut également veiller à ce que les niveaux d’humidité et de CO2 soient surveillés régulièrement pour garantir un environnement sain et confortable pour les utilisateurs. L’installation d’une boîte à débit variable (BDV) équipée de capteurs par sonde CO2 est une bonne solution. Ce système permet d’adapter automatiquement le débit d’air dans une salle en fonction de l’occupation des lieux. Les avantages sont doubles : d’une part, la qualité de l’air ainsi que la température sont toujours optimales pendant les séances de travail. D’autre part, la BDV s’arrête automatiquement quand la salle n’est plus utilisée, permettant ainsi de faire des économies d’énergie.
Certains accessoires, comme les lampes Lodair, permettent de purifier l’air environnant en même temps qu’elles apportent une source de lumière.

Le bruit

Pour réduire le bruit dans les salles de réunion, il est possible d’installer des matériaux insonorisants tels que des panneaux acoustiques muraux, des cloisons acoustiques, des tapis et des rideaux lourds. Il est également important de choisir des portes et des fenêtres qui offrent une bonne isolation acoustique pour réduire le bruit extérieur.
En entreprise, la mise en place de règles de discrétion dans les espaces de travail et la création de lieux dédiés aux échanges accessibles facilement peut encourager les employés à réduire le volume de leur conversation dans les espaces communs et à optimiser leur temps dans les salles de réunion.

L’éclairage

L’éclairage est un autre élément important de l’ergonomie des salles de réunion. Un éclairage insuffisant peut fatiguer les yeux et rendre la lecture difficile, ce qui peut nuire à la concentration et à la productivité des utilisateurs. De plus, un éclairage inapproprié peut provoquer des maux de tête et une fatigue oculaire, ce qui peut entraîner des problèmes de santé à long terme.
L’éclairage dans les salles de réunion peut être amélioré en installant des lampes et des luminaires de haute qualité. Les ampoules LED sont recommandées car elles sont plus économes en énergie et ont une durée de vie plus longue que les ampoules traditionnelles. Il est également important d’utiliser des luminaires avec des abat-jours et des diffuseurs pour réduire l’éblouissement et créer une ambiance confortable.
La température de la lumière aura aussi son importance. Elle influencera l’ambiance générale de la salle. La température de la lumière s’exprime en degré Kelvin (K) allant de 1000 à 12000K. En dessous de 5300K, la lumière est jaune orangée. Elle est dite chaude. Au dessus elle est blanc-bleu, elle est froide. Des températures chaudes sont recommandées pour promouvoir une ambiance intime et relaxante. Elles correspondent bien à des fins de journée et favorisent les conversations informelles. Les températures froides ont un effet énergisant, proche de la lumière du jour et conviennent donc pour augmenter la concentration dans les bureaux, les écoles et les entrepôts.
Installer un variateur ou un système d’éclairage qui change de température en fonction de la journée permettra de créer différentes ambiances adaptées à l’utilisation des lieux.
Enfin, l’installation de stores et de rideaux est recommandé pour contrôler la lumière naturelle et réduire l’éblouissement.

Le mobilier

Le mobilier est un autre élément important de l’ergonomie des salles de réunion. Des sièges inconfortables et des tables mal positionnées ou inadaptées peuvent causer des douleurs musculaires, des tensions et des problèmes de circulation sanguine, ce qui peut réduire la productivité des utilisateurs.
Il est important de choisir des chaises ergonomiques qui offrent un soutien adéquat pour le dos, les bras et les jambes. Des assises confortables sont indispensables pour que les réunions soient productives. Si la salle est utilisée régulièrement et pendant de longues séances de travail, il vaut mieux favoriser des sièges de travail ergonomiques avec de nombreux réglables permettant à chaque utilisateur de l’adapter à sa morphologie.

Les tables doivent être à la bonne hauteur pour permettre une posture confortable et éviter les douleurs au cou et aux épaules. Idéalement le plateau doit être à une hauteur moyenne de 73 à 75cm. La profondeur aux jambes doit être au minimum 60cm. La largeur aux coudes doit, elle, être au minimum de 60cm pour que l’utilisateur ne se sente pas étriqué.
Idéalement, le mobilier doit être équipé de solutions connectiques pour que les utilisateurs puissent accéder aux sources électriques et aux données facilement. Ce mobilier doit aussi comprendre la gestion des câbles par une goulotte sous le plateau ou un caisson technique, afin que l’espace de réunion reste organisé.
Les meubles modulaires sont une bonne alternative pour les salles de réunion. Ils permettent de configurer les lieux pour répondre à différents besoins. Des tables de réunion ou de collaboration réglables en hauteur peuvent permettre aux utilisateurs de travailler debout ou assis, offrant ainsi une flexibilité dans la position de travail. Ce type de mobilier assis-debout est particulièrement adapté aux réunions courtes.

Les solutions audiovisuelles et de communication

Les salles de réunion sont souvent utilisées pour des présentations et des conférences, ce qui nécessite des solutions audiovisuelles adaptées pour communiquer clairement et efficacement. Un équipement audio et visuel de haute qualité est essentiel pour éviter les problèmes de son et de vision, qui peuvent entraîner des distractions et des malentendus.
L’installation d’écrans de projection, d’écrans rétractables, de systèmes de sonorisation et de microphones permettent d’améliorer la qualité des présentations et des conférences. Des solutions de visioconférence peuvent également être utiles pour les utilisateurs travaillant à distance ou pour les réunions avec des partenaires externes.
Quelque soit la solution choisie, il faut que le matériel soit adapté à l’espace, à l’utilisation mais surtout qu’il soit simple d’utilisation et fiable. En effet, une étude commanditée par Barco révèle que prêt de 90% des utilisateurs sont stressés par l’utilisation d’outils en réunion.
Une bonne connexion internet doit aussi être mise en place que ce soit par des prises de données sur le plateau ou par le biais du wifi.

Optimiser la productivité par l’ergonomie

Évidemment, le matériel de travail et la décoration sont essentiels pour qu’un espace de réunion soit réussi. Un tableau, un paperboard ou un écran multimédia sont indispensables aux réunions de travail. La décoration donnera une ambiance générale au lieu et participera au sentiment de bien-être des utilisateurs.
L’ergonomie des salles de réunion est un élément clé à penser en amont et qui participe directement à la création d’un environnement de travail productif et sain. Les différents facteurs tels que l’environnement CVC, le bruit, l’éclairage, le mobilier et les solutions audiovisuelles et de communication doivent être pris en compte lors de l’aménagement des salles pour offrir un espace de réunion ergonomique qui répond aux besoins des utilisateurs. Des salles de réunion bien conçues et confortables peuvent aider à réduire le stress, la fatigue et les douleurs musculaires, tout en améliorant la concentration et la productivité. Investir dans l’ergonomie des salles de réunion permet de créer des environnements de travail sains et productifs.